Viele Arbeitnehmende im Home Office kennen das zurzeit: Das zehnte Online-Meeting die Woche, das viel länger dauert, als geplant. Elemente aus dem agilen Projektmanagement können dabei helfen, virtuelle Treffen effektiver zu gestalten. Denn eine agile Vorgehensweise fördert stark das Selbstmanagement. Im agilen Projektmanagement ist es ein ganz wesentlicher Bestandteil, dass sich das Team selbst organisiert.

„Die ein oder andere Methode davon kann man auch sehr gut nutzen, wenn man im Home Office ist, um seinen Tagesablauf ein bisschen besser zu strukturieren und die Remote-Teamarbeit zu verbessern“, erklärt Juliana Kleffner. Sie ist im Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Siegen zusammen mit ihrer Kollegin Dr. Irene Teich für agiles Projektmanagement zuständig.

Tägliches kurzes Meeting

Ein hilfreiches Element kann zum Beispiel ein tägliches Meeting sein, das sehr kurz gehalten wird. „Dieses Meeting dauert immer nur 15 Minuten und jeder sollte nur das sagen, was auf eine DIN A 6 Karte passt, damit die Zeit wirklich eingehalten wird“, erklärt Irene Teich.

Zur besseren Strukturierung eines solchen Meetings beantwortet jeder Teilnehmende kurz die drei Fragen: Was habe ich gestern gemacht? Was nehme ich mir heute vor? Wo gab es Hindernisse? „Und so werden alle im Team auf einen gemeinsamen Wissenstand gehoben. Fragen oder Probleme werden nach dem Meeting geklärt und nur mit den Leuten, die es direkt betrifft“, erklärt Juliana Kleffner.

Bestimmte Zeiten für festgelegte Tätigkeiten reservieren

Irene Teich empfiehlt für die Arbeit im Home Office außerdem noch das Time-Boxing. Dabei geht es darum, bestimmte Zeiten am Tag für festgelegte Tätigkeiten zu reservieren und zeitlich zu begrenzen. „Und in dieser halben Stunde dann das Mail-Programm auszuschalten und sich wirklich nur darauf zu konzentrieren“, sagt sie.

Das tägliche Meeting und das Time-Boxing sind agile Techniken, die auch in Scrum Anwendung finden. Scrum ist eines der bekanntesten Rahmenwerke im agilen Projektmanagement. Ursprünglich kommt es aus der Software-Industrie. Ein Projektteam in Scrum besteht aus maximal zehn Teilnehmenden. „Den klassischen Projektleiter:in gibt es dabei nicht“, erklärt Juliana Kleffner.

Anforderungen können dynamisch geändert werden

Ein Entwicklungszyklus in Scrum dauert in der Regel maximal vier Wochen, in denen immer ein Teilziel erreicht werden soll. Der Unterschied zu klassischem Projektmanagement liegt darin, dass es so viel besser möglich ist, die Anforderungen dynamisch zu ändern. „Beim klassischen Projektmanagement plane ich vorher alles bis ins Detail durch, schreibe ein Lastenheft, wo alles genau drin steht was gemacht werden muss und dann wird das abgearbeitet“, erklärt Irene Teich. Beim agilen Projektmanagement kann das Team zwischendurch immer wieder neue Erkenntnisse in die Planung mit einfließen lassen und die Anforderungen anpassen.

In mehreren Projekten haben Irene Teich und Juliana Kleffner sowohl Scrum, als auch einzelne agile Elemente schon bei kleinen und mittleren Unternehmen eingesetzt. Ein Unternehmen aus der Baubranche wollte zum Beispiel mehrere agile Techniken für sich nutzen. „Vorher gab es ganz große Kommunikationsprobleme zwischen den Mitarbeitenden, die auf die Baustelle gefahren sind und den Führungskräften, weil sie zu wenig von der Arbeit der anderen wussten. Jetzt treffen sich alle jeden Montag in der Zentrale zu einem Meeting. Dann wissen alle Bescheid, wer wo arbeitet und die Führungskräfte haben einen guten Überblick“, erklärt Irene Teich. Das Unternehmen konnte dadurch sogar Geld einsparen, weil die Baustellen-Teams jetzt wissen, bei welchem anderen Projekt sie helfen können, wenn ihre Baustelle gerade stillsteht.

Stärkere Nachfrage während der Corona-Pandemie

Während der Corona-Pandemie zeigt sich im Kompetenzzentrum eine verstärkte Nachfrage nach agilem Projektmanagement. Gründe dafür sind sicherlich, dass die Pandemie noch einmal gezeigt hat, wie wichtig Agilität in unsicheren und unbeständigen Zeiten ist. Gerade im Homeoffice bekommen Themen wie Kommunikation und Selbstmanagement eine ganz neue Bedeutung. Wer agiles Projektmanagement kennen lernen will, kann verschiedene kostenfreie Schulungsmodule des Kompetenzzentrums dazu besuchen. Es gibt Online-Seminare für Einsteiger:innen und eine mehrtägige Seminarreihe speziell zum Thema Scrum. „Agiles Projektmanagement ist keine Wunderpille und damit löst man auch nicht alle Probleme. Es kann aber eine tolle Unterstützung sein“, erklärt Juliana Kleffner.

Weitere Informationen gibt es hier auf unserer Themenseite zum agilen Projektmanagement. Dieser Artikel ist Anfang Mai 2021 hier im Wirtschaftsreport der IHK Siegen erschienen.