Immer mehr Mitarbeiter arbeiten wegen des Coronavirus gerade von Zuhause aus und fragen sich jetzt, wie sie Unternehmensprozesse am besten am Laufen halten können. Diese Handreichung soll besonders kleinen und mittleren Unternehmen eine Hilfestellung geben, um die Kommunikationsprozesse aufrecht zu erhalten, alle notwendigen Aufgaben und Prozesse aus der Ferne zu steuern und Daten gemeinsam zu bearbeiten. Wir geben Tipps, welche Tools sich dafür eignen. Die Liste wird laufend aktualisiert.

Unternehmenskommunikation

  • Cisco Webex Meetings: Die Nutzung der Plattform ist für kleine und mittlere Unternehmen wegen des Coronavirus gerade bis zu 90 Tage lang kostenfrei. Es sind sowohl Telefon-, als auch Videokonferenzen möglich. Das System eigne sich besonders für Besprechungen mit vielen Teilnehmern, stellen unsere Kollegen vom Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Cottbus hier fest.
  • Click Meeting: Damit können Online-Meetings und Webinare angeboten werden. Es ist eine kostenfreie Testphase von bis zu 30 Tagen möglich, damit können Online-Meetings mit bis zu fünf Teilnehmern oder Webinare mit bis zu 25 Teilnehmern durchgeführt werden.
  • Microsoft Teams: Es gibt eine kostenfreie Version, mit der Audio- und Videokonferenzen mit bis zu 250 Leuten gleichzeitig möglich sein sollen. Die Premium-Version ist gerade kostenfrei für die kommenden sechs Monate. Einen ausführlichen Testbericht gibt es hier auf golem.de.
  • Skype: Der Instant-Messaging-Dienst wegen seiner Videokonferenzen bekannt geworden. Bis zu 50 Teilnehmer sind pro Sitzung möglich. Unsere Kollegen vom Kompetenzzentrum Cottbus empfehlen es eher für kleinere Gruppen. Hier gibt es einen aktuellen Testbericht von golem.de
  • Zoom: Es gibt eine kostenfreie Version, die Besprechungen mit bis zu 100 Teilnehmern möglich macht. Die Besprechungen können dann aber maximal nur 40 Minuten dauern. Einen ausführlichen Testbericht gibt es hier auf golem.de. Unsere Kollegen vom Kompetenzzentrum Cottbus loben die gute Audioqualität und empfehlen es für kurze Gespräche mit kleineren Gruppen.

Aufgaben und Steuerung aus der Ferne durchführen

  • Microsoft SharePoint: Das ist eine Webanwendung, die es ermöglicht, Daten zu speichern, zu strukturieren und anderen Nutzern zugänglich zu machen. Sie ist bei den Office 365 Paketen enthalten.
  • Trello: Der Onlinedienst ermöglicht es, dass Teams ihre Projekte gemeinsam organisieren. Es können To-Do-Listen erstellt und gemeinsam bearbeitet werden. Der Dienst ist kostenfrei. Die Aufgaben können mit Terminen, Checklisten oder Anhängen ergänzt werden.

Daten und Dokumente digital verfügbar machen

  • Drop Box: Dokumente und Daten können bis zu einer Größe von zwei Gigabyte kostenfrei virtuell gespeichert werden und anderen Nutzern zur Verfügung gestellt werden.
  • Microsoft OneDrive: Hier können Dokumente online gespeichert und anderen Nutzern zugänglich gemacht werden. Speicherplatz bis zu fünf Gigabyte gibt es kostenfrei.