Die Mitarbeitenden der Firma dokuworks+ in Siegen haben sich ein Personalzeiterfassungssystem gewünscht. Ihnen ging es darum, auch Überstunden einfach erfassen zu können und einen Überblick zu bekommen, welche Kolleg:innen wann im Büro sind.
Die Ausgangslage
Bislang hat die Firma die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden nicht erfasst. „Wir hatten schon seit jeher Vertrauensarbeitszeit, das war uns auch sehr wichtig“, erzählt Geschäftsführer Markus Weber. Das Unternehmen gibt es bereits seit 40 Jahren in Siegen-Geisweid. 30 Mitarbeitende sind dort beschäftigt. Kernthema des Unternehmens sind Dokumente. Die Firma hilft ihren Kund:innen dabei, Dokumente zu managen und Arbeitsabläufe zu optimieren. Auch im Bereich Druck und Kopie ist das Unternehmen aktiv. „Außerdem sind wir Experten für Datenschutz und IT-Sicherheit“, sagt Weber.
Die Lösung
Eine ganz klassische Lösung mit Stempeluhr kam für das Unternehmen nicht in Frage. „Das war uns auch in dem ganzen Prozess sehr wichtig, dass die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten erfassen können, wir das aber als Geschäftsführung nicht kontrollieren möchten“, betont Weber. Außerdem arbeiten einige Mitarbeitende im Außendienst und könnten gar keine stationäre Stempeluhr nutzen.
Weil das Team nicht genau wusste, welche Lösung stattdessen passen könnte, haben sie sich an das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Siegen gewendet. Die Expert:innen unterstützen kleine und mittlere Unternehmen in Südwestfalen und darüber hinaus bei der Digitalisierung. Dabei stehen immer die Mitarbeitenden der Unternehmen im Mittelpunkt. Und so haben Nick Brombach und Simon van Vianen vom Kompetenzzentrum alle Mitarbeitenden von dokuworks+ detailliert befragt. „Wir wollten wissen, wie sie zum Thema Zeiterfassung stehen und was ihre Wünsche für ein zukünftiges System sind“, erzählt Nick Brombach.
Die Ergebnisse
Dabei ist etwa herausgekommen, dass sich mehrere Mitarbeitende Gleitzeit wünschen, sie also in einem flexiblen Zeitfenster zur Arbeit kommen und Feierabend machen möchten. Bisher war bei dem Unternehmen Arbeitsbeginn und -ende genau festgelegt. „Wir haben außerdem erfahren, dass wir eine Anwesenheitsübersicht brauchen, so dass die Kolleg:innen erfahren können, welcher Mitarbeitende heute da ist, ob sie selbst in Gleitzeit gehen können oder ob ein bestimmter Kollege auch heute Abend um 18 Uhr noch für sie greifbar ist“, erklärt Markus Weber.
Das Team vom Kompetenzzentrum hat basierend auf diesen Wünschen einen Prototypen entwickelt. „Wir haben etwas designt, was der Realität schon sehr nahe kommt, was sich aber auch sehr leicht wieder überarbeiten oder auch verwerfen lässt, ohne große Kosten verursacht zu haben“, erklärt Christoph Kotthaus vom Kompetenzzentrum.
Die Erfahrungen
Mit diesen Anforderungen ist das Unternehmen dann zu einem Dienstleister gegangen. „Es ist keine Lösung von der Stange geworden. Durch die individuelle Unterstützung des Kompetenzzentrums ist es für uns auch ein individuelles Produkt geworden“, sagt Markus Weber.
Mittlerweile nutzen die Mitarbeitenden des Unternehmens die neue Zeiterfassung schon seit eineinhalb Jahren. Jetzt ist es möglich, sich per App auf dem Smartphone einzustempeln und so auch Pausenzeiten zu erfassen. Auch die Zeiten, die die Mitarbeitenden bei Kund:innen sind, können so unkompliziert erfasst werden. Julia Hexel ist zufrieden. „Es bedeutet für uns, dass die starren Arbeitszeiten aufgedröselt worden sind. Es ist nicht mehr notwendig, dass jeder um acht Uhr da ist und um 17 Uhr geht, sondern das ganze kann flexibel gestaltet werden“, freut sie sich.
Die Lösung ist aber nicht nur für eine Firma wie dokuworks+ geeignet. „Das Konzept lässt sich auch hervorragend auf die Produktionsarbeit im verarbeitenden Gewerbe übertragen, damit auch die Arbeitszeiten bei einer Tätigkeit flexibler gestaltet werden können, die nur vor Ort und nicht im Home Office durchgeführt werden kann“, ist Christoph Kotthaus vom Kompetenzzentrum sich sicher. Auch in der Pflegebranche könnte man das System nutzen.
Ansprechpartner
Nico Vitt
Leiter Umsetzungsprojekte
vitt@kompetenzzentrum-siegen.digital
Telefon +49 271 740 3350